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#GoodReads: Designing Presentations

Fare presentazioni è un atto di comunicazione.

Ce lo spiega in maniera chiara Luca Baiguini in Designing Presentations: una metodologia per progettare discorsi e presentazioni, libro che ho acquistato su Amazon qualche giorno fa e che consiglio a chi si trova a dover fare presentazioni di varia natura, nella vita di tutti i giorni, lavorativa e non. Il libro indaga i processi alla base del fare presentazioni partendo da due concetti a me molto cari: il design e la comunicazione. In particolare, vengono individuati 2 momenti relativi alla comunicazione in pubblico: 1/ disegnare una strategia e 2/ tradurre la strategia in uno stile personale.

1. Cosa si intende con “Design”? 

“L’etimologia del design deriva dal latino de+signare e significa fare qualcosa, distinguerla attraverso un segno, darle significato, disegnare la sua relazione con le altre cose. Gli esseri umani sono in cerca non di oggetti ma di significati” (pag.3)

Per cui, ad esempio, presentare dei dati in cifre risulta un esercizio sterile se non si è capaci di darne un senso, traducendo i numeri in messaggi per l’audience di riferimento. E tornando al concetto di “Comunicazione” entrano in scena tutti i pilastri alla base della metodologia comunicativa, tra i quali obiettivi, destinatari, contenuti, messaggio. Una presentazione inizia nel momento in cui ci si pone specifiche domande, quali, ad esempio: cosa voglio trasmettere a chi sta dall’altra parte? Perché comunico e quali i risultati attesi da questo processo? – e, inoltre – A chi comunico? Quali i valori, il profilo emotivo dei destinatari, quali le loro aspettative? 

Questo è uno step fondamentale che condensa il secondo assioma della comunicazione, per il quale “ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto e uno di relazione”.Obiettivo e destinatari definiscono il frame entro il quale si sviluppa il processo di comunicazione. Dopodiché, seguono i “Contenuti relativi al “Cosa” voglio comunicare (idee, argomentazioni, dati, esempi) ed “Elementi di struttura” che definiscono il “Come”, ovvero, le modalità di esposizione.

2. La curva di attenzione

Interessante l’analisi che l’autore fa sulla curva di attenzione. La curva di attenzione “naturale” di un gruppo mostra come da un livello iniziale di attenzione ci sia poi un calo progressivo nel momento in cui, non attuando alcuna strategia, il pubblico non si sente coinvolto.

curva

L’autore ci propone come curva idele, la curva di attenzione obiettivo, che ha luogo quando durante una presentazione si alternano picchi di attenzione a momenti in cui l’attenzione cala. Questo nasce da una strategia di comunicazione all’interno della quale vengono scelti e portati in luce alcuni punti più interessanti di altri. Questi punti sono i cardini su cui poggia tutta la strategia.

curva di attenzione

3. Destinatari: il successo di una presentazione dipende (anche) da loro

La conoscenza del pubblico fa parte della strategia e ne determina il successo. I destinatari sono caratterizzati da posizioni/interessi/valori. Le posizioni rappresentano il punto di vista che potrebbe essere in alcuni casi opposto a quello di chi presenta. Punti di vista su tematiche, idee, opinioni; gli interessi sono i motivi profondi della posizione, mentre i valori rappresentano le radici degli interessi. Queste caratteristiche andrebbero investigate quanto più possibile per preparare al meglio una strategia perché possono influenzare non solo le argomentazioni portanti ma anche il livello relazionale, il livello negoziale e la scelta del linguaggio.

Ci sono, poi, tipologie diverse di pubblico.

  1. Attivi/Passivi: chi interagisce vs chi preferisce mantenere un atteggiamento da ascoltatore;
  2. Spontanei/Non spontanei: chi condivide l’obiettivo del presentatore e concede un certo interesse vs chi non condivide l’obiettivo e non regala attenzione.

Conoscere i destinatari della propria presentazione è il primo passo verso il successo della comunicazione stessa e servirà a organizzare e rappresentare il proprio pensiero nella maniera più consona in relazione al pubblico di riferimento.

4. Communication Mix e Ancoraggi

Una strategia è come una ricetta che mette insieme gli elementi enunciati in precedenza (obiettivi e destinatari) con il seguente mix:

  1. Trasferire informazioni – trasferire una conoscenza più o meno nuova al pubblico.
  2. Costruire collegamenti – un concetto o un’idea vengono ricondotti a un’esperienza familiare per una comprensione più immediata. 
  3. Creare stati emotivi – positivi o negativi, specie nei processi di negoziazione.
  4. Fare crescere la motivazione – per determinare la disponibilità all’azione

E, per completare la ricetta, gli Ancoraggi:  elementi non verbali, analogie, parole chiave.  Aiutano il pubblico a rimanere ancorato all’argomentazione. Si tratta di metafore che aiutano a capire meglio un concetto e possono essere utilizzati per creare picchi di attenzione come in questo esempio estratto dal libro:

Immaginiamo questa situazione: durante una presentazione, uno speaker ha iniziato il suo intervento stando in piedi vicino ad una lavagna, con il pubblico davanti a sé, ad un paio di metri di distanza. Quando arriva il momento di creare il primo picco di attenzione, lo speaker si sposta in avanti, avvicinandosi al pubblico fino a pochi centimetri di distanza dalla prima fila e richiede l’attenzione.

“Fate attenzione a questo passaggio, fondamentale per comprendere tutti quelli che seguiranno” (richiesta diretta di attenzione).

Quindi, una volta esposto il punto in questione, indietreggia nuovamente vicino alla lavagna, proseguendo la propria esposizione. Dopo qualche momento, avanza di nuovo verso il pubblico, e di nuovo richiama l’attenzione.

“Chiedo di nuovo la vostra attenzione: siamo di fronte a un passaggio fondamentale”. 

Ancora, una volta eseguito il punto, indietreggia.

Trascorso qualche minuto lo speaker avanza nuovamente verso il pubblico. A quel punto, il movimento, attraverso il meccanismo di stimolo/risposta, richiama nel pubblico le situazioni precedenti nelle quali lo speaker ha accompagnato lo spostamento con la richiesta di attenzione, e il pubblico stesso entra in uno stato di attenzione senza bisogno che la richiesta debba essere ripetuta. (pag 94)

E potrei continuare con il racconto di questo libro che per certi versi è un vero e proprio manuale di comunicazione, che mi ha riportato un po’ indietro nel tempo, a quando anni fa studiavo comunicazione, alle prime presentazioni, agli errori, a come sono migliorata e a tutte le cose che ancora ho da migliorare, quando presento. Perché troppo spesso siamo focalizzati sulle “slide” e poco sul resto della presentazione. Perché fare una presentazione non è soltanto scegliere lo stile e il font da mettere su un ppt, ma qualcosa di più bello e costruttivo. Fare una presentazione è un processo di senso che non è mai univoco, ma relazionale.

Ps: per chi fosse interessato può trovare un sito di supporto al libro http://www.designingpresentations.it/  ma vi consiglio di fare come ho fatto io, acquistarlo su Amazon in versione e-book in modo da averlo sempre a portata di mano come libro-guida per la presentazione di domani.

 

 

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